Börja med fakturans identitet
Jämför leverantörens identitet och fakturanummer. Behåll både originalskrivningen och en normaliserad version om ni tar bort mellanrum eller andra tecken i sökningen. För aggressiv normalisering kan slå ihop olika nummer. En bra dubblettlista visar därför vilka fält som gjorde att dokumenten flaggades.
Kontrollera sedan datum, belopp, valuta, orderreferens och innehåll. Två fakturor på samma belopp kan avse olika leveranser. En skannad kopia och en e-faktura kan däremot vara två representationer av samma faktura. Det är skillnaden mellan dokument och faktiska debiteringar som behöver redas ut.
Sortera träffarna efter hur mycket som stämmer
Ett exakt återkommande fakturanummer hos samma leverantör är en stark signal. Samma belopp och nästan samma datum är en svagare signal. Liknande artikelrader behöver kopplas till leverans eller order innan de räcker för en slutsats. Märk grupperna olika så att en granskare kan prioritera arbetet.
Kontrollen bör också fråga om fakturan redan finns i företagets system eller bara i den exporterade filsamlingen. Att samma PDF ligger i två mappar betyder inte att den har bokförts eller betalats två gånger. Rapporten måste beskriva exakt vad analysen faktiskt visar.
Räkneexempel: ett delvis rättat prisfel
Exemplet är påhittat. En granskning visar ett möjligt prisfel på 1 200 kronor exklusive moms. Leverantören har därefter utfärdat en kredit på 800 kronor för samma rader. Det återstående beloppet att utreda är 400 kronor. Originalavvikelse, kredit och rest behöver visas i samma ärende.
Om originalfakturan dessutom finns som två kopior i underlaget ska den inte bidra med 2 400 kronor till sammanställningen. Först identifieras en faktura, därefter dess prisavvikelse och slutligen rättelsen. Beräkningsordningen hindrar att dokumentmängden blåser upp resultatet.
| Post | Belopp exkl. moms |
|---|---|
| Ursprunglig prisavvikelse | 1 200 kr |
| Kredit kopplad till samma rader | −800 kr |
| Kvar att utreda | 400 kr |
Koppla krediten med synligt underlag
Använd i första hand kreditens hänvisning till originalfakturan. Om sådan referens saknas behöver kopplingen stödjas av artikelrader, belopp och leverantörens besked. Redovisa osäkra kopplingar tydligt. En kredit kan avse flera fakturor, och ett original kan ha flera delkrediter.
Fortnox dokumentation beskriver att en kredit kan avse hela eller delar av originalbeloppet. Där framgår också att manuellt skapade krediter inte automatiskt får samma spårning till originalet som en kredit skapad utifrån en befintlig faktura. Därför behöver en exporterad analys ibland kompletteras med företagets egna noteringar.
Avsluta frågan i ordinarie rutin
Dokumentera om fyndet var en kopia, en korrekt separat faktura eller en faktisk dubbeldebitering. Ange vem som verifierade det och vilket underlag som användes. Ändringar av bokföring, kvittning och betalning görs av ansvarig person i företagets ordinarie ekonomiflöde.
Radkontroll kan sammanställa möjliga dubbletter och rättelser med manuellt stöd. Omfattning och underlag bestäms före beställning. En flaggning är ett stöd för granskning och ingen automatisk instruktion att radera, kreditera eller stoppa en faktura.
Källor och vidare läsning
Källor kontrollerade 2026-11-07. Produktbeskrivningar avser den assisterade kontrollen och den planerade utvecklingen.