Kontrollera leverantörsfakturor.

Börja med rätt underlag

Samla fakturan, beställningen, orderbekräftelsen och tillgänglig följesedel. Lägg till det prisavtal som gällde för köpet. För en särskilt offererad produkt kan orderbekräftelsen vara mer relevant än företagets vanliga prislista. Bestäm därför vilken överenskommelse varje jämförelse utgår från.

Skriv ned vad som saknas. Att följesedeln inte finns i ekonomisystemet betyder inte att leveransen uteblev. Det betyder att leveransen ännu inte är verifierad med det underlag som granskaren har. Den skillnaden gör rapporten användbar för både projektledare och ekonomi.

• Identifiera rätt leverantör och juridisk köpare.
• Kontrollera fakturanummer, datum och projektreferens.
• Koppla beställning och leveransunderlag till fakturan.

Jämför sådant som går att jämföra

Arbeta på radnivå. Börja med artikelnummer, benämning och eventuell produktvariant. Fortsätt med enhet och antal. En kartong med tolv produkter ska inte jämföras som en produkt, och ett pris per hundra meter behöver räknas om innan det ställs mot ett meterpris.

Kontrollera därefter nettopris, rabatt och avgifter. Använd samma valuta och håll belopp inklusive och exklusive moms åtskilda. BEAst tar upp bland annat enheter, referenser och avgifter som praktiska frågor vid fakturamatchning. Den dagliga kontrollen behöver också hantera kundens egna avtal och undantag.

Räkneexempel: en synlig prisskillnad

Exemplet är påhittat. En order innehåller 40 likadana skivor till ett överenskommet nettopris på 180 kronor per styck. Fakturan visar samma antal till 195 kronor. Förväntat radbelopp är 7 200 kronor och fakturerat belopp är 7 800 kronor, båda exklusive moms. Skillnaden är 600 kronor.

Markera först 600 kronor som en avvikelse att granska. Kontrollera om en annan produkt levererades, om ett nytt pris accepterades och om en kredit på 600 kronor redan har skickats. Först när skillnaden är utredd går det att beskriva den som en bekräftad feldebitering.

Ge varje avvikelse en ansvarig

En rapport utan nästa steg blir lätt en ny inkorg. Ange vilken rad som avviker, jämförelseunderlaget, beräknad skillnad och vem som kan reda ut frågan. Inköparen kan behöva bekräfta ett avtal, medan platsansvarig kan behöva kontrollera en levererad mängd.

Skilj mellan att följa upp en fråga och att ändra bokföring eller betalning. Hur fakturan ska hanteras i ekonomisystemet avgörs i företagets ordinarie rutin. Spara beslut och leverantörens svar tillsammans med underlaget så att nästa granskare kan förstå vad som faktiskt hände.

Testa rutinen på ett begränsat urval

Välj en leverantör, en avslutad månad och ett tydligt avtal. Ta med både vanliga fakturor och tillhörande krediter. Mät hur lång tid kontrollen tar och hur många flaggningar som går att bekräfta. Ett stort antal varningar är inte i sig ett bra resultat.

Radkontroll erbjuder en första fakturakontroll med manuellt stöd och överenskomna underlag. Själva fakturakontrollen förändrar inte automatiskt företagets attest, bokföring eller betalningar.