Börja med rätt prisgrund

Skilj ramavtal från orderpris

En leverantör kan ha ett ramavtal, en löpande prislista och en separat offert för ett projekt. Alla dokument kan vara relevanta utan att samma pris gäller i varje situation. Kontrollens första uppgift är därför att göra prisgrunden tydlig.

Ni anger vilka dokument som ska användas och vilka undantag som finns. Om två underlag motsäger varandra visar vi frågan för granskning. Kontrollens uppgift är att sammanställa avvikelsen, inte att avgöra hur ett avtal ska tolkas juridiskt.

Räkneexempel: offert för ett projekt

Ett fiktivt ramunderlag anger 120 kronor per enhet. En accepterad projektoffert anger i stället 110 kronor för samma artikel och leverans. Fakturan gäller 60 enheter till 120 kronor. Om projektofferten styr köpet är differensen 600 kronor exklusive moms.

Saknas däremot kopplingen mellan fakturan och projektet kan vi inte behandla de 600 kronorna som ett bekräftat fel. Rapporten ska då ange vad som behöver styrkas.

Dokumentera vilken version som användes

En användbar avvikelse ska gå att kontrollera i efterhand. Spara därför dokumentnamn, version och den del av underlaget som ligger bakom jämförelsen. Då kan inköp, projektledning och ekonomi diskutera samma förutsättningar.

• Leverantör och kundnummer för avtalet.
• Projekt- eller orderreferens när den finns.
• Datum då priset började och slutade gälla.
• Artikel, enhet och eventuellt volymvillkor.

Red ut motstridiga villkor

Om offert, rabattbrev och prislista säger olika saker behöver ni bekräfta vilket dokument som gäller. Vi listar frågorna innan vi räknar på en möjlig differens. BEAst beskriver kopplingen mellan avtal, order och leverans som en central del av fakturamatchningen.